BLOG RASMI SMK BBST: Pendaftaran Kokurikulum Atas Talian SmartCo

Nama Program:
Pendaftaran Kokurikulum Atas Talian SmartCo

Tarikh, Hari, Masa:
Bermula 5 Januari 2017- 15 Januari 2017

Anjuran:
Jawatankuasa 1BestariNet VLE/GM1M VLE dan Pengurusan ICT dan Unit Kokurikulum SMK BBST

Peserta:
Semua pelajar tingkatan 1-5

Pelaporan:

Sistem pendaftaran kokurikulum secara manual telah digunakan di SMK Bandar Baru Salak Tinggi hampir 11 tahun. Semasa sistem ini digunakan, semua data pelajar yang dikehendaki diambil dan dicatat menggunakan helaian kertas yang diedarkan semasa Mesyuarat Agung Tahunan setiap unit. Kemudian semua edaran tersebut akan dikumpul dan ditaip semula oleh setiausaha unit yang telah dilantik. Kaedah ini mengambil masa yang lama untuk memastikan data tersebut lengkap.

Namun demikian terdapat masalah yang berlaku apabila ada maklumat penting yang diperlukan dalam pengurusan kokurikulum tidak lengkap terutamanya Nombor Pendaftaran Sekolah yang amat penting untuk mewakili sebarang pertandingan.

Projek inovasi ini dijalankan untuk melihat keberkesanan sistem pendaftaran atas talian bagi ahli-ahli unit-unit kokurikulum di SMK Bandar Baru Salak Tinggi. Projek ini telah bermula pada bulan Oktober 2013 dan dilaksanakan dengan sepenuhnya pada 10 Januari 2014 semasa Mesyuarat Agung Tahunan Kokurikulum 2014. Projek ini dibangunkan oleh pasukan LOIC (pelajar-pelajar ICT SMK BBST pada tahun itu) untuk menggantikan sistem pendaftaran manual yang telah diguna pakai sejak penubuhan sekolah SMK Bandar Baru Salak Tinggi.

Objektif SmartCo ialah:

memudahkan urusan pendaftaran kokurikulum
membantu guru penasihat untuk mendapatkan maklumat yang lengkap bagi setiap ahli unit
mengelakkan data murid hilang
memudahkan rekod disimpan secara sistematik
membudayakan penggunaan VLE Frog dalam bidang kokurikulum

Kaedah yang digunapakai dalam sistem ini adalah penggunaan Google Form, Google Spreadsheet dan Platform VLE Frog. Rasionalnya:

pengumpulan data yang diperlukan semasa pendaftaran kokurikulum dapat diuruskan dengan sistematik. Semua dapat diperoleh dengan cepat dan data boleh dikongsikan terus dengan guru penasihat setiap unit kokurikulum secara atas talian.

Sistem SmartCo ini menggunakan Google Form dan Google Spreadsheet yang diletakkan dalam platform 1BestariNet VLE Frog sekolah. Semua pelajar dan guru telah dibekalkan dengan 1BestariNet Yes ID dan kata laluan untuk log masuk ke VLE Frog sekolah.

Satu Portal SmartCo ini telah dibina dalam platform VLE Frog yang telah diintegrasikan dengan Google Form bagi memudahkan pendaftaran pelajar

Data yang telah dimasukkan oleh pelajar akan dijana secara automatik dalam Google Spreadsheet. Data ini kemudiannya akan dikongsikan secara talian dengan guru penasihat setiap unit.

Pelajar boleh mendaftar walau di mana juga mereka berada asalkan mereka mempunyai kemudahan internet.

Sistem SmartCo ini telah dilancarkan sebelum sesi pendaftaran kokurikulum. Pelajar telah diberikan tempoh selama dua minggu untuk mendaftar secara talian walau di mana juga mereka berada. Sistem ini juga beroperasi selama 24 jam. Hasilan daripada sistem ini adalah seperti berikut:

Pelajar tidak perlu berjumpa dengan guru penasihat untuk mendaftar kerana mereka hanya perlu mendaftar secara atas talian sahaja
Data pelajar yang lengkap dapat diperolehi dengan mudah
Guru penasihat dapat melihat progres pendaftaran melalui emel kerana borang respon dikongsikan terus dengan emel guru penasihat.
Guru penasihat boleh mencetak terus senarai nama ahli yang lengkap dan hanya perlu membawa senarai nama tersebut semasa sesi Pendaftaran Kokurikulum untuk membuat lantikan ahli jawatankuasa.
Pembudayaan VLE dapat dilakukan dalam pengurusan kokurikulum
Analisis rekod dapat dibuat secara automatik sama ada dalam bentuk peratusan setiap unit serta bilangan ahli.

Sehingga tahun 2017 SMK BBST telah membudayakan penggunaan aplikasi ini dalam Unit Kokurikulum dan memberikan kesan yang amat positif dari segi perekodan data kokurikulum murid.